Aangepaste forfaitaire verblijfsvergoedingen werkopdrachten buitenland

Recent werden in het Belgisch Staatsblad de landentabellen gepubliceerd met de geïndexeerde bedragen die door werkgevers vrij van belastingen en vrij van RSZ-bijdragen betaald kunnen worden als forfaitaire vergoeding van kosten die hun werknemers tijdens werkopdrachten in het buitenland maken.

De vermelde bedragen worden onder bepaalde voorwaarden beschouwd als niet-belastbare eigen kosten aan de werkgever voor elke volle dag van afwezigheid. Daarmee wordt bedoeld een dag tussen twee overnachtingen op dienstreis.

De bedragen kunnen ook gehanteerd worden voor dienstreizen met vertrek en terugkeer binnen hetzelfde etmaal met een afwezigheid van minstens 10 uren. De duur van dergelijke dienstreizen moet worden berekend op basis van de afwezigheid van de werknemer of bedrijfsleider van zijn vaste plaats van tewerkstelling (standplaats) tot het uur van terugkeer aldaar.

Indien de overnachtingskosten die door de werkgever worden terugbetaald tevens bepaalde maaltijden of kleine uitgaven omvatten, moeten de forfaitaire bedragen – naargelang van het geval – worden verminderd met:

35% van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor het middagmaal;
45% van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor het avondmaal;
5% van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor de kleine uitgaven.
Opgelet: voorheen werd voor het ontbijt 15% in mindering gebracht van de dagelijkse forfaitaire vergoeding. Vanaf 15 februari 2023 worden de kosten voor het ontbijt geïntegreerd in de maximale logementsvergoeding (hotelkosten = overnachtingskosten en ontbijtkosten).
Het nieuwe ministerieel besluit maakt bovendien geen melding van de verplichting tot vermindering met 5% voor de kleine uitgaven, terwijl dit wel zo is voorzien in de fiscale circulaire. De fiscale circulaire wordt mogelijks aangepast. Er wordt aangeraden om de vermindering met 5% niet meer toe te passen in afwachting van een nieuwe fiscale circulaire.

Voor dienstreizen die langer dan een etmaal duren, wordt de dagvergoeding voor de dagen van vertrek en terugkeer, ten belope van de helft als eigen kost van de werkgever in aanmerking genomen. Op deze halve dagvergoeding moeten, in tegenstelling tot de gewone, volledige dagvergoeding, geen percentages in mindering worden gebracht in het geval de overnachtingskosten die door de werkgever worden terugbetaald tevens bepaalde maaltijden of kleine uitgaven omvatten.

Indien de afwezigheid minder dan 10 uren bedraagt, wordt enkel de terugbetaling op basis van de kosten die worden verantwoord door het voorleggen van bewijsstukken als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever of vennootschap aangemerkt.

De RSZ voorziet in een bijkomende voorwaarde, nl. dat het loon dat de werknemer voor deze dagen ontvangt, moet onderworpen zijn aan de Belgische belastingen.

In geval van internationaal transport gelden er afwijkende modaliteiten.
Bron en info: Easypay Group Pelt